Co je to efektivní komunikace ve firmě a jak ji správně nastavit

Efektivní komunikace na pracovišti je jedním z nejdůležitějších hnacích motorů zaměstnanců. Nastavit efektivní komunikaci ve firmě však může představovat výzvu. Jak zlepšit vnitrofiremní komunikaci, a zvýšit tak pracovní produktivitu?

Co je to efektivní komunikace na pracovišti?

Komunikace na pracovišti je jakýkoli typ komunikace, která probíhá v práci a práce se rovněž týká. Pracovní komunikace se tak může týkat informací o jednotlivých úkolech, aktuálního stavu projektu nebo poskytování zpětné vazby manažerům či zaměstnancům.

Vědět, jak komunikovat na pracovišti, je klíčovou součástí efektivní spolupráce – protože pokud nedokážete komunikovat jasně, riskujete špatné vztahy na pracovišti, pracovní přešlapy a celkově neefektivně odvedenou práci.

Komunikace na pracovišti může probíhat tváří v tvář, písemně nebo – čím dál častěji – prostřednictvím jedné z platforem pro videokonference, jako je Skype, Teams či Zoom.

Jaké jsou výhody efektivní komunikace?

Dobrá komunikace je nezbytná pro zapojení zaměstnanců a jejich vyšší produktivitu na všech úrovních organizace. Zaměstnavatelé, kteří investují čas a energii do jasné komunikace, v konečném důsledku budují důvěru mezi zaměstnanci. A zaměstnanci, kteří efektivně komunikují s kolegy, manažery a zákazníky, jsou cenným aktivem pro každou společnost.
 

Otevřená komunikace na pracovišti:

 - zvyšuje výkon a produktivitu

 - zvyšuje zapojení a sounáležitost zaměstnanců

 - pomáhá budovat pozitivní kulturu na pracovišti

 - snižuje konflikty a zlepšuje vztahy mezi kolegy

 - zlepšuje vztahy se zákazníky

Jak správně nastavit efektivní komunikaci ve firmě?

Komunikace na pracovišti není jen o tom, jak dobře spolupracujete s ostatními. Efektivní komunikace se vyznačuje budováním vztahů, minimalizací chyb, a hlavně co nejproduktivnější prací. Podpora dobrých komunikačních návyků na pracovišti je tak jedním z nejdůležitějších aspektů, na který by se měla firma zaměřit. Jak?

Existuje několik klíčových zásad dobré komunikace, které můžete použít bez ohledu na typ komunikace (tváří v tvář, prostřednictvím e-mailu, videokonference apod.).
 

Prvky efektivní komunikace:

 - Klade si za cíl jasnost: Vždy se snažte naprosto jasně sdělit svou zprávu. Vyhnete se tak nedorozuměním, mylné interpretaci a dalším omylům.

 - Snaží se konflikty řešit, ne je vytvářet: Důvod, proč komunikujete, je vyřešit problém nebo podpořit efektivní spolupráci na projektu nebo úkolu. Dobrá komunikace na pracovišti cílí na řešení problémů, nikoliv na vyvolání konfliktů.

 - Je obousměrná: Každý případ efektivní komunikace na pracovišti by měl být vzájemnou výměnou informací, a nikoliv monologem jednoho ze zúčastněných.

Jak ve firmě komunikovat efektivně?

Níže naleznete nejlepší způsoby, jak správně nastavit efektivnější komunikaci a naučit se lépe interagovat na pracovišti.

Naslouchejte

Zní to jednoduše, ale schopnost naslouchat často není dostatečná. Naslouchání druhým je pravděpodobně nejdůležitější komunikační dovedností, kterou můžete mít. Pokud zjistíte, že máte tendenci mluvit přes ostatní, zkuste být trpělivější. Nebojte se, vždy dostanete příležitost vyjádřit svůj názor, až skončí mluvit někdo jiný. Pamatujte, že jste-li šéf, je schopnost naslouchat zaměstnancům o to důležitější!

Když mají zaměstnanci pocit, že jim někdo naslouchá, cítí se více ceněni a vytvářejí pozitivní zaměstnaneckou kulturu, založenou na týmové práci. Schopnost naslouchat pak vám, jako řídící osobě dává možnost porozumět problémům nebo obavám ohledně úkolu z pohledu zaměstnance. To může zlepšit celkové zapojení zaměstnanců.

Vyjadřujte se stručně a výstižně

Promluvte si s jakýmkoli úspěšným manažerem a každý z nich zmíní, že čas je jejich nejdůležitějším aktivem. Když se diskuse protahují, může to nejen oslabit důležitost sdělení, ale také komunikaci velmi zkomplikovat. Udržujte své komunikaci stručnou a věcnou.

Nebojte se zeptat

Nepředpokládejte, že druhá osoba rozumí tomu, co říkáte. Podobně se nebojte ozvat, pokud si potřebujete v něčem udělat jasno. Kladení otázek vám může pomoci lépe porozumět určitým situacím a měli byste své zaměstnance či kolegy vždy povzbuzovat, aby se vás zeptali, pokud si nejsou jisti.

To může nejen zlepšit vztahy se zaměstnanci a mezi kolegy, ale rovněž to pomůže minimalizovat omyly. Někdy jednoduchá otázka, kterou je třeba položit, může zabránit fatálním chybám.

Zlepšete komunikační styl

Abyste mohli komunikovat co nejefektivněji, musíte vylepšit svůj komunikační styl. Pamatujte, že způsob, jakým komunikujete a spolupracujete, ovlivní celý váš tým. Je na vás, abyste nastavili standard pro otevřenou a jasnou komunikaci na pracovišti. Jakmile nastavíte a sdělíte tento standard, váš tým jej bude následovat.

Mějte otevřenou mysl

Otevřená mysl je další dobrá komunikační dovednost. Umožňuje vám vstoupit do konverzace bez úsudku nebo předpojatých myšlenek, což dává osobě, která mluví, důvěru vyslovit svůj názor, který by mohl být pro firmu přínosný.

Pokud budete rychle uzavírat některé záležitosti, zaměstnanci budou méně ochotni vám sdělit své nápady a názory. Vaše konverzace se kvůli tomu stanou méně upřímné a také méně produktivní. Tím, že si zachováte otevřenou mysl, jste ochotni vstoupit do dialogu s někým, s jehož názorem možná nemusíte souhlasit, ale který může být v konečném výsledku pro firmu velmi užitečný.

Závěrem

Efektivní komunikace na pracovišti je nezbytná pro fungování a výkonnost každé společnosti. Zlepšování interní komunikace by tak mělo být pro zaměstnavatele a manažery prioritou. Jednou z největších výzev je najít způsoby, jak oslovit všechny zaměstnance bez ohledu na jejich rozmanitost. Se správným přístupem však můžete na pracovišti vytvořit pozitivní kulturu, ve které bude každý nejen informován o aktuálním stavu, ale také se bude vždy cítit vyslyšen.

Na institutu CEMI je možné v rámci MBA studia studovat například předměty Krizová komunikace pro manažery nebo Moderní management a leadership, v nichž se také můžete v nastavení efektivních procesů komunikace zlepšit.