Delegujte, abyste mohli volně dýchat

Nevíte, kam dřív skočit, zatímco vaši podřízení nemají co na práci? Nejvyšší čas začít s delegováním. Není to tak, že rozdáte úkoly a s hrnkem kávy v ruce budete pozorovat cvrkot kolem. Delegování vám dá čas a energii na to důležité, co můžete vyřídit jedině vy. 

Možná jste zvyklí dělat všechno sami. Začínali jste podnikat v malém měřítku, takže nebyl problém to v jednom člověku zvládnout. Jenže firma se rozrostla a s ní i úkoly, které vám už přerůstají přes hlavu. Nazrál čas zbavit se povinností, jež můžou na svá bedra převzít i jiní, abyste vy mohli využít svůj čas efektivněji a soustředit se na strategické záležitosti.

Zdůrazněme, že delegovat neznamená říct druhému, co má dělat. Tady hraje důležitou roli důvěra a předání zodpovědnosti za splnění úkolu. Není to snadné. Ale pomůže vám, když si představíte, co se stane, když tu valící se lavinu nebudete korigovat?

Čeká vás zahlcení úkoly, minimum času na rodinu a mimopracovní aktivity, práce o večerech, víkendech, dovolené s laptopem. To všechno jsou turistické značky na cestě k frustraci a vyhoření. A tímhle směrem určitě jít nechcete…

Jaké jsou vaše obranné mechanismy?

Je něco, co vám stojí v cestě, abyste se odhodlali delegovat? Mezi nejčastější argumenty patří:

Nemám na delegování čas.

Dobře, tohle může platit u složitých a jednorázových úkolů. Ale u těch, které se opakují?

​Zkuste se na to podívat z dlouhodobého pohledu. Porovnejte si, kolik času vám zabere, když budete konkrétní povinnost i nadále vyřizovat sami. A jak to bude vypadat, když zaškolíte druhé… Vidíte? Říct o delegování, že je časově náročné, je relativní.

Sám to udělám nejlíp. 

Nejspíš proto taky zastáváte pozici, kterou zastáváte. A obklopili jste se správnými lidmi, nebo jim jen málo důvěřujete? Je dost pravděpodobné, že vaši podřízení jsou schopnější, než si myslíte, a pouze čekají na svou příležitost.  
​
Nejsou to roboti, takže zpočátku možná nezvládnou svěřený úkol na jedničku. Ale jistě jsou schopni se poučit a časem zdokonalit. Navíc delegování je i o kontrole, kdy můžete postupně vychytat všechny mouchy.   

Před svým šéfem budu vypadat, že nezvládám.

Berte to tak, že přece nejde o to, kdo co v týmu dělá, ale ve hře je celkový výsledek vašeho oddělení. A vy nejste zodpovědní za jednotlivosti, ale za konečný výstup. A ten je také měřítkem vašeho osobního úspěchu.

Napadají vás nějaká další „ale“? Delegování není nic, co by člověku vložily sudičky do kolébky. Naopak, je to dovednost, kterou si může osvojit každý lídr, ochotný na sobě pracovat. 

Vyjadřujte se věcně a dostatečně podrobně 

Delegování vás naučí:

• rozlišovat podstatné úkoly od méně zásadních. Nebudete zajišťovat výměnu oken ve firmě, to necháte asistentce. Raději v tom čase zlepšíte své vyjednávací dovednosti pro příští jednání s klíčovým zákazníkem.

• rozpoznat své silné a slabé stránky. Určitě víte o spoustě úkolů, jejichž plnění vám není zrovna vlastní, je časově náročné, případně se opakuje. Bez váhání je předejte podřízenému, který je podle vašeho názoru vyřídí nejlepším možným způsobem.

Jak to konkrétně zařídit? Na zadání si dejte záležet. Je jisté, že věcná a dostatečně podrobná formulace toho, co a jak přesně je třeba udělat, je nejlepší prevence následného zklamání na obou stranách. Proto za začátku nepředjímejte a raději si ověřte, že dotyčnému je vše jasné a ví, co má dělat. Určitě mu dejte prostor na dotazy.
 
A nejde jen o schopnosti, ale také o povahu. Někomu musíte přesně popsat jednotlivé kroky, jinak se propadne do úzkosti. Jinému je potřeba víc zdůraznit možná rizika, protože je založením "střelec“. A jestli snad tušíte, že vytipovaný zaměstnanec bude brát úkol jako něco pod svou úroveň, vysvětlete mu, že v mozaice celkového výstupu týmu je důležitý každý kamínek.

Bez zpětné vazby to nefunguje

Jestli vás má delegování osvobodit, aniž by trpěla firma, neobejdete se bez důkladné kontroly. Nejen na závěr, ale i v mezičase se zajímejte, jestli se podřízenému daří zadání plnit a netrápí ho komplikace.

Nejde o to dýchat mu za krk, spíš ho motivovat zpětnou vazbou – co se mu v rámci plnění zadání povedlo, co by měl příště zlepšit, nač se soustředit a čemu se vyhnout. Feedback by tedy měl mít podobu věcné, konkrétní reakce. Není na škodu, když se i vy zeptáte, jak zaměstnanec hodnotí spolupráci s vámi, ať už jde o samotný úkol nebo vzájemnou komunikaci.

A víte, jaký je další argument, proč byste se měli naučit delegovat? Tuto dovednost stoprocentně oceníte i v běžném životě. Vždyť o čem jiném, než o delegování je rodinný život a péče o domácnost.

V delegování se můžete zlepšit také v průběhu studia MBA. Vhodnými obory jsou například Executive MBA nebo HR management. A schopnost delegovat některé domácí práce na jiné členy rodiny se vám bude rozhodně hodit i během samotného MBA studia, abyste tak získali více času na studijní povinnosti.